耒阳经济开发区档案管理办法

第一章总则

第一条为加强经开区文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案资料的及时归档和妥善保管，特制定本办法。

第二条经开区设档案机要股和专职档案员、兼职档案员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。专职档案员对档案资料必须按年度立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，由兼职档案员按照本制度的规定分别立卷归档。

第三条坚持部门收集保管、定期归档制度。各部门负责人均应指定专人（兼职档案员）负责收集保管本部门的档案资料并督促其及时归档。兼职档案员应保持相对稳定，名单报档案机要股备案，如有变动须及时通知档案机要股。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章 文书档案立卷归档办法

第一节文件资料的收集管理

第四条凡经开区缮印发出的公文一律由办公室统一收集保管。

第五条一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。

第六条经开区员工外出培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向本部门兼职档案员办理交接手续，兼职档案员签字认可后才给予核报差旅费。

第七条各部门兼职档案员的职责：

（一）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。

（二）认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份前应将上年度文件资料归档完毕，并向专职档案员办好交接签收手续。

（三）承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。

第二节归档范围

第八条重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。

第九条上级机关发来的与经开区有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。

第十条经开区对外的正式发文、与有关单位来往的文书。

第十一条  经开区的请示与上级机关的批复；开发区反映主要工作活动的报告、总结。

第十二条经开区内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报。

第十三条信访、综治维稳等工作资料。

第十四条经开区与有关单位、企业签订的合同、协议书等文件资料。

第十五条经开区工作人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。

第十六条经开区的各种规章制度、实施细则、程序文件。

第十七条经开区的历史沿革、大事记及反映经开区重要活动的报刊、照片、录音、录影等。

第十八条经开区国土、规划、产业发展、重大活动、重点项目等档案资料。

第十九条经开区保密制度中规定的保密范围材料；经开区重要设备档案、财会档案及基建档案材料。

第三节平时归卷

第二十条  各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件资料，由兼职档案员集中统一保管。经开区的历史沿革、大事记及反映经开区重要活动的报刊、照片、录音、录影等要在活动结束后3天内及时归卷。

第二十一条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

第二十二条 公文承办人员应及时将办理完毕或经党工委、管委会主要领导批存的文件资料，收集齐全，加以整理，送交本部门兼职档案员归卷。

第二十三条  兼职档案员应及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在文件处理登记簿上注明。

第四节立卷

第二十四条 立卷工作由相关部门兼职档案员配合，档案员负责组卷、编目。

第二十五条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第二十六条归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十七条  在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第二十八条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。

第二十九条  卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其他文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第三十条 卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页资料正面的右上角、背面的左上角列印页号。

第三十一条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

第三十二条  有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十三条 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第三十四条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

（一）案卷装订。装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

（二）案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

第三章声像档案管理

第三十五条经开区的声像档案是指经开区各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和经开区有保存价值的录音、录影、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

第三十六条 声像档案一般由录音带、录影带、摄像带、照片（含底片）及文字说明等组成。

第三十七条声像档案是经开区卷宗的组成部分，必须由专职档案员和兼职档案员集中统一管理。

第三十八条收集范围：

（一）反映经开区主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；

（二）各级领导人和著名人物参加的与经开区有关的重大活动的声像资料；

（三）经开区有关人员组织或参加的重要会议的声像资料。

（四）涉及经开区权益的声像资料。

（五）其他单位形成的与经开区有关的重要声像资料。

（六）其他具有保存价值的声像资料。

第三十九条收集要求：

（一）录音带、录影带、摄像带、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失。

（二）接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件。

（三）声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

第四十条  声像档案费用的报销：兼职档案员按第三十八条规定形成声像档案的费用，并按要求向档案员办理归档，经档案员签字后才给予报销费用。

第四十一条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

第四十二条 声像档案的整理由摄录人员负责，相关的兼职档案员协助。

第四十三条分类、编号：

（一）照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在卷宗内编流水号。格式：卷宗号—流水号。

（二）录音带、录影带、摄像带按年代—问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

（三）编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档。

第四十四条保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

第四十五条文字说明的编写：

（一）文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

（二）编写文字说明的要求：准确揭示档案资料的内容，概括其反映的全部资讯，标注专案正确齐全；照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录影带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明。文字要简洁、语言通顺，时间用阿拉伯数字表示。

第四十六条编制格式：

（一）照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。

（二）录音带、录影带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。

第四十七条案卷要求：

（一）将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

（二）卷内目录：照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录影带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

（三）卷内备考表，用于说明卷内声像资料的整理、变动情况。

第四十八条编目：声像档案的着录依照GB3792.5-85《档案着录规则》进行。

第四十九条声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。

第五十条底片册、录音、录影带、摄像带应立放，磁带库必须避开磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。

第五十一条对库存的照片档案，两年要检查一次。

第五十二条归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经管委会主要领导审批，登记造册。

第五十三条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

第五十四条编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

第四章借阅管理

第五十五条因工作需要，本单位工作人员经部门负责人、分管领导审批后可查阅有关档案资料，重要、秘密资料必须经管委会主要领导批准后才可借阅。档案原则上不外借，确因工作需要，必须办理借阅手续。

第五十六条  档案借阅者只准查阅与本人工作相关的内容，不得查阅无关的档案材料，更不得乱翻和乱看。要爱护档案，查阅时不得撕页涂改，如有损坏，应接受处理。凡外单位需要利用本单位档案、资料的，须持外单位介绍信，说明利用目的，并经管委会分管领导、主要领导同意后，方可查阅、取证。

第五十七条  声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经管委会主要领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由管委会主要领导批准，档案员具体办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，借用单位负赔偿责任。

第五十八条  根据声像档案的秘密程度，确定利用范围。在不影响保密的前提下，各部门可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。

第五十九条具有专利的文书、声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。

第五章奖励及惩罚

第六十条党工委、管委会各类文书档案、声像档案资料由档案室工作人员整理归档，各部门文书档案、声像档案资料由各部门兼职档案员负责收集，每月30日将本月相关档案按照要求整理，及时送档案机要室归档。如发现档案机要股工作人员或各部门兼职档案员未及时收集归档，或该进档未进档的情况，将扣除责任人绩效考核分数。对档案整理及时，在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位和个人，给予表扬奖励，并优先推荐年度评优评先。

第六章 附则

第六十一条本办法由办公室负责解释，自颁布之日起施行。

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